Microsoft-Teams-Versammlung: eine Alternative für Microsoft-Teams-Liveereignis? Teil 2

Was ist die Microsoft-Teams-Versammlung?

Die Microsoft-Teams-Versammlung ist eine Funktion, die es erlaubt, größere Veranstaltungen online durchzuführen, bei denen die Teilnehmer in erster Linie nur den Inhalt betrachten und darauf reagieren können. Die Teilnehmer selbst können lediglich den geteilten Inhalt sehen und durch den eventuell aktivierten Bereich für Fragen und Antworten (F&A-Leiste) mit den Referenten kommunizieren. Das ist einem Livestream ähnlich.

Der interne Bereich ist vergleichbar mit der gewohnten Besprechungsfunktion von Microsoft Teams, bietet jedoch einige Unterschiede. So besteht die Möglichkeit, nicht alle Referenten für die Teilnehmer sichtbar zu machen. Beispielsweise können nur zwei von drei Referenten „auf die Bühne geholt“ werden, sodass nur diese von den Teilnehmern zu sehen sind, während die anderen unsichtbar bleiben. Dies betrifft lediglich die Kamerabilder, das Mikrofon bleibt unbeeinträchtigt. Zudem ist der Zugang zum internen Bereich auf Personen beschränkt, deren Teams-Accounts vom Ersteller autorisiert wurden. Außerdem muss man über die installierte Teams-App der Versammlung beitreten, da über die Browserversion von Teams bislang nur die Teilnehmeransicht verfügbar ist.

Abbildung 2 zeigt die interne Ansicht, wenn kein Kamerabild eines Referenten an die Teilnehmer übertragen wird und man selbst einen Inhalt teilt. Sollte eine weitere Person im internen Bereich sein und einen Inhalt teilen, wird dieser im rot umrahmten Bereich dargestellt. Wenn ein Referent „auf die Bühne“ gebracht wird, ist dieser im rechten Teil des Bildschirms zu sehen.

Ansonsten ist der Bereich mit den Standard-Besprechungsoptionen sehr einfach gestaltet. Unter „Personen“ werden nur die Namen der Accounts angezeigt, die Berechtigungen für den internen Bereich haben. Die Teilnehmer selbst werden dort lediglich als Anzahl dargestellt. Wenn die F&A-Leiste aktiviert ist, können die Teilnehmer darüber mit dem internen Bereich kommunizieren. Das Besondere hierbei ist, dass Fragen, die gestellt werden, gesperrt werden können, sodass andere Teilnehmer darauf nicht antworten können.

Der allgemeine Ablauf bei einer Versammlung kann je nach Einstellung variieren. Wenn kein Warteraum aktiviert ist, ist die Versammlung live geschaltet, sobald ein Referent dieser beitritt. Bei aktiviertem Warteraum können die Referenten sich vorab absprechen und die Versammlung zu einem festgelegten Zeitpunkt live schalten. Die einzige Möglichkeit, das Event zu beenden, befindet sich unter dem Verlassen-Knopf. Sollte einer diesen Knopf drücken, verlassen alle Referenten automatisch die Versammlung. Eine kurze Nachbesprechung ohne die Teilnehmer ist somit nicht möglich.

Für das Erstellen von Versammlungen gibt es eine Vielzahl an Einstellungsoptionen. Neben Titel und Zeitpunkt können Mitorganisatoren und Referenten aus der eigenen Organisation sowie externe Referenten hinzugefügt werden. Außerdem kann festgelegt werden, welche Gruppen Zugriff auf das Ereignis erhalten (öffentlich für alle, nur aus der eigenen Organisation, bestimmte Personen und Gruppen), und Teilnehmer können direkt eingeladen werden.

Unter den Besprechungsoptionen besteht die Möglichkeit, den Warteraum zu aktivieren sowie Mikrofon und Kamera für die Teilnehmer freizugeben. Die Einstellungen für Mikrofon und Kamera machen jedoch keinen Unterschied, wenn der Teilnehmer über den Browser dem Event beitritt. Außerdem können präzise Einstellungen vorgenommen werden, wie die Verwaltung der Ansicht für die Teilnehmer, die Aktivierung von Untertiteln und der F&A-Leiste sowie die automatische Erstellung eines Anwesenheitsberichts am Ende der Versammlung. Last, but not least können dort auch das automatische Aufzeichnen und Transkribieren aktiviert werden.

Ansonsten kann man die automatisch generierten Einladungsmails im Design anpassen, indem man ein Bannerbild, ein Logo und eine entsprechende Designfarbe einstellt sowie eine Vorschau dieser Mails anzeigt. Die Mails selbst werden für die Event-Einladung und zur Benachrichtigung versendet, dass die Aufzeichnung zur Verfügung steht.

Fazit

Zusammenfassend bietet die Versammlungsfunktion sowohl Vor- als auch Nachteile. Die wichtigsten Vorteile sind die strikte Trennung zwischen Teilnehmern und Referenten sowie das Darstellen von mehreren Referenten im Livestream. Ein Nachteil besteht jedoch darin, wie das Event beendet wird. Die entsprechende Option ist etwas versteckt, und es gibt nicht die Möglichkeit, lediglich den Livestream zu deaktivieren, um zum Beispiel eine interne Nachbesprechung durchzuführen.

Im nächsten Teil folgt der tatsächliche Vergleich zwischen den Liveereignissen und den Versammlungen. Lohnt es sich auf die Versammlungen zu wechseln oder sollte man doch lieber die Liveereignisse nutzen, solange dies möglich ist?