Apple im Unternehmen – gelungene Integration oder zusätzlicher Stress?

Apple in der Unternehmenswelt

Apple-Produkte haben sich in den letzten gut 20 Jahren nicht nur im privaten Bereich, sondern auch in der Geschäftswelt einen festen Platz erobert. Längst sind iPhones, iPads und Macs nicht mehr nur in klassischen Branchen und Unternehmen wie bei Grafikdesignern und Werbeagenturen zu finden, sondern kommen in den unterschiedlichsten Branchen zum Einsatz.

Unternehmen jeder Größe, vom Mittelständler bis zum Großkonzern, setzen auf die Produkte aus Cupertino.

Die Gründe dafür sind vielfältig. Apple-Geräte gelten als besonders benutzerfreundlich, sicher und leistungsfähig. Doch die Integration dieser Geräte in eine IT-Landschaft, die häufig von Windows und Linux dominiert wird, stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen.

Dabei geht es nicht nur um technische Fragen. Eine sorgfältige und umfassende Planung muss daher alle drei Bereiche berücksichtigen, auf die sich die Einführung von Apple-Geräten auswirkt: Technik, Organisation und Soziales.

Technik

Im Bereich Technik stellen sich vor allem Fragen nach der Integration in bestehende IT-Infrastrukturen. Wir werfen zunächst einen Blick auf den Mac, denn bei iPhone und iPad ist das meistens keine Frage mehr.

Bedienung

Apple-Geräte sind unbestritten Meisterwerke der Ingenieurskunst und einzigartig benutzerfreundlich. Das Betriebssystem macOS ist so konzipiert, dass es auch von Anwender*innen ohne technische Kenntnisse problemlos genutzt werden kann. Das erhöht die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter*innen, die die Möglichkeit haben, mit einem Mac zu arbeiten. Sie profitieren von einer durchdachten und standardisierten Oberfläche, deren Bedienkonzepte geräteübergreifend funktionieren. Wer bereits mit einem Gerät vertraut ist, wird sich auf jedem anderen Gerät schnell zurechtfinden. Verantwortlich für dieses Nutzererlebnis und die damit verbundene, vielfach gesteigerte Produktivität der Anwender*innen sind die Human Interface Guidelines, mit denen Apple Entwicklern einheitliche Vorgaben macht, wie etwas aussehen, sich verhalten und zu bedienen sein soll. Die Vorgaben, die die Human Interface Guidelines machen, stammen aus Erkenntnissen der psychologischen Forschung und sind so interessant, dass sie einen eigenen Artikel wert wären.

Zwei exemplarische Beispiele:

• Die Menüleiste am oberen Fensterrand entlastet das Gehirn durch eine vereinfachte Auge-Hand-Koordination. So kann mit weniger Anstrengung und damit ggf. auch länger gearbeitet werden.
• Animationen sind kein Selbstzweck, sondern Hinweis und Hilfe zum Verständnis von Vorgängen oder Abläufen.

Sicherheit
macOS ist weniger anfällig für Viren und Malware als andere Betriebssysteme. Das liegt unter anderem an der Unix-Basis
(mac-OS ist ein POSIX-konformes Unix, dessen Open-Source-Kernel auf FreeBSD basiert), auf der die grafische Oberfläche von macOS aufbaut. Hinzu kommen weitere Technologien, die das System und die Nutzdaten schützen, wie z. B:

• SIP (System Integrity Protection), das kritische Systemverzeichnisse vor unbefugten Änderungen auch durch Benutzer mit Root-Rechten schützt.
• Die Volume-Verschlüsselung FileVault, die Daten im Tiefschlaf und im ausgeschalteten Zustand vor unberechtigtem Zugriff schützt und im Notfall auch große Datenmengen in Sekundenbruchteilen löschen bzw. unzugänglich machen kann.
• Gatekeeper, XProtect und regelmäßige Sicherheitsupdates sorgen dafür, dass nur Software aus vertrauenswürdigen Quellen ausgeführt werden kann und System und Anwendungen (Apps) immer auf dem neuesten Stand sind.

Darüber hinaus verfügt bereits die Hardware über ausgeklügelte Schutzmechanismen, die z.  B. beim Booten die Integrität des Systems überprüfen und es dem Nutzer ermöglichen, sich sicher und einfach per Touch ID biometrisch am Gerät anzumelden.

Das Thema Sicherheit ist essentiell, und ohne eine positive Antwort auf die Sicherheitsfrage hat es keinen Sinn, weiter über den Einsatz eines Gerätes nachzudenken. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass in manchen Organisationen die Bewertungskriterien für die Sicherheit von Endgeräten oft so spezifisch sind, dass über Geräte mit anderer Hardware und/oder anderem Betriebssystem als die bereits vorhandenen keine vernünftige Aussage und damit auch keine seriöse Sicherheitsbewertung getroffen werden kann. Dies sind Situationen, in denen deutlich wird, dass Sicherheit oft nicht ganzheitlich betrachtet wird, sondern mit einem zu starken Fokus auf spezifische Endgeräte. Das kann mitunter zu recht absurden Regelungen führen. Entsprechende Anekdoten erzähle ich gerne in meinen Seminaren.

Integration und Kompatibilität mit bestehenden Systemen

Eine der größten Herausforderungen ist die Kompatibilität mit bestehenden Systemen. Fragen zur Kompatibilität von Directory Services, Single Sign On (SSO), Exchange und MS 365 sind alltäglich und können, abhängig von der individuellen Infrastruktur des jeweiligen Unternehmens, meist positiv beantwortet werden.

Interessanter wird es bei speziellen Anforderungen. Hier können Virtualisierung oder Remotelösungen helfen.

Ein entscheidender Punkt bei der Planung der Integration ist zudem die Frage, wo und für welche Zwecke Apple-Geräte überhaupt eingesetzt werden sollen.

Es geht nicht darum, quasi über Nacht alle Clients von einem System auf ein anderes umzustellen, sondern die IT-Strukturen fit zu machen für die zwangsläufig zunehmende Heterogenisierung.

Rollout und Gerätemanagement

Die Verwaltung und Wartung von Apple-Geräten ist mit der entsprechenden Infrastruktur aus Apple Business Manager (ABM) und Mobile Device Management System (MDM) denkbar einfach sowie zeit- und kostensparend. In vielen Unternehmen gibt es bereits erste Erfahrungen mit dem Management von iPhones und iPads, und oft ist dank etablierter Strukturen auch schon ein MDM wie z. B. Microsoft Intune vorhanden. Die große Überraschung für viele IT-Verantwortliche ist dann die Erkenntnis, dass mit Hilfe dieser bestehenden Strukturen Macs genauso sicher, einfach, zeit- und kosteneffizient verwaltet werden können wie iPhones und iPads.

Organisation

Im Bereich der Organisation stellen sich typischerweise Fragen nach Abläufen und Prozessen. Angefangen bei der Beschaffung bis hin zur Entsorgung der Geräte.

Aber auch Themen wie Compliance, Support, Mitarbeitende und Kunden und nicht zuletzt die Kosten müssen im Vorfeld durchdacht und geplant werden.

Support

Einer der wichtigsten Punkte ist der Support, da hier sowohl technische als auch organisationale Fragen zusammenkommen, zumal der Support auch ein wesentlicher Kostenfaktor ist. Laut einer Forrester-Studie vom April 2024 (https://tei.forrester.com/go/Apple/TEI/?lang=en-us ) verursachen Macs deutlich weniger Supportfälle als PCs, und die einzelnen Fälle werden im Durchschnitt schneller gelöst. Das führt nicht nur zu deutlichen Einsparungen bei den Betriebskosten (TCO), sondern auch zu veränderten Ansprüchen der Nutzenden an den Support. Bei kleineren Problemen helfen sich die Mitarbeitenden oft gegenseitig, so dass es gar nicht erst zu einem dokumentierten Supportfall kommt. Je nach Struktur der Organisation kann dies ein generelles Überdenken der Supportprozesse (auch um Schatten-IT zu vermeiden) notwendig machen. In meinen Seminaren berichte ich über entsprechende Best-Practice-Beispiele.

Nicht zu vernachlässigen ist in diesem Zusammenhang auch der anfangs entstehende Schulungsbedarf auf Seiten der IT und ggf. auch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Eine gezielte Schulung der Mitarbeitenden erleichtert den Übergang und stellt sicher, dass die neuen Geräte effektiv genutzt werden können. Dabei ist es sinnvoll, Schulungen für verschiedene Niveaus anzubieten, von Grundkenntnissen bis hin zu fortgeschrittenen Funktionen.

Lifecycle

Ein gutes Lifecycle-Management vereinfacht die Nutzung und senkt die Kosten. Die Auswirkungen, nicht nur auf die IT, sind nicht zu unterschätzen. Ein intelligentes Lifecycle Management geht idealerweise mit einem attraktiven Leasingangebot einher. Gerade Macs sind aufgrund ihres hohen Rest- und Wiederverkaufswertes für Leasing prädestiniert. Das macht Macs auch im Betrieb günstig, in vielen Fällen sogar günstiger als vergleichbar ausgestattete PCs. Welche Aspekte eines Leasingvertrages hier den entscheidenden Unterschied machen und warum es sinnvoll ist, hier die Angebote verschiedener Anbieter genau zu vergleichen, hängt sehr von den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. In meinen Seminaren erarbeiten wir unter anderem einen Kriterienkatalog zur Bewertung von Leasingangeboten. Hier lohnt es sich, im Vorfeld genau zu analysieren, sonst drohen später versteckte Kosten.

Kosten und Umwelt

Support und Lifecycle sind zwei wesentliche Aspekte bei der Kostenbetrachtung. Dazu kommt immer häufiger ein Punkt, der früher oft vernachlässigt wurde, aber in Zeiten steigender Energiekosten und Hochwasserpegel immer wichtiger wird: der Energiebedarf. Hier sind Macs unschlagbar, wenn es um das Verhältnis Leistung pro Watt geht. Das schont sowohl den Geldbeutel als auch das Klima, denn jedes Watt, das nicht verbraucht wird, ist ein gutes Watt!

In Zeiten, in denen Unternehmen sehr genau darauf achten müssen, welche Auswirkungen ihr Handeln auf das Klima hat und dies auch entsprechend dokumentieren müssen, kommt eigentlich kein Unternehmen mehr umhin, über die Integration von Macs nachzudenken.

Soziales

Es mag seltsam erscheinen, soziale Aspekte bei der Planung der Integration neuer Geräte in bestehende IT-Strukturen zu berücksichtigen. Technische und organisatorische Aspekte sind in der Regel leicht verständlich, aber warum auch soziale Aspekte berücksichtigen? Kommen die überhaupt vor?

Ja, das tun sie, und deshalb ist es wichtig, sie auch zu berücksichtigen. Denn selbst dort, wo technische und organisationale Aspekte ausreichend berücksichtigt wurden, kann eine Integration im schlimmsten Fall an nicht (ausreichend) berücksichtigten sozialen Aspekten scheitern.

Was verändert sich bei uns im Betrieb, wenn wir Applegeräte einsetzen?
Wir haben am Beispiel des veränderten Supportbedarfs und der damit verbundenen notwendigen Veränderung der Supportstrukturen gesehen, dass auch vermeintlich rein technisch-organisationale Aspekte eine soziale Dimension haben.

Dazu kann unter Umständen auch die Wahrnehmung von Macs als elitäre Geräte durch Kolleg*innen und Kunden kommen. Hier lohnt es sich, von Anfang an eine klare Kommunikationsstrategie zu haben, was vor allem extern relevant ist, sowie klare Regeln, wer wo wie und warum einen Mac nutzen kann/darf/soll, was vor allem intern relevant ist. Auf keinen Fall darf der fatale Eindruck entstehen, Apple-Nutzer seien etwas Besseres. Hier hat sich die Strategie der Wahlfreiheit als am sinnvollsten erwiesen. Wer selbst entscheiden kann, mit welcher Hardware/Betriebssystem die Arbeit erledigt werden soll, tut dies in der Regel mit viel mehr Freude, Elan und Produktivität. Zudem hat sich gezeigt, dass die Mitarbeitenden in solchen Fällen auch sorgsamer mit der von ihnen bewusst gewählten Hardware umgehen, was wiederum ein echter Kosten(senkungs)faktor ist.

Wie gesagt: Das sind Überlegungen, die nach Luxus klingen mögen. Die Praxis zeigt jedoch, dass sie entscheidende Faktoren für den Erfolg oder Misserfolg einer Integration sein können und daher unbedingt im Vorfeld in die Planung einbezogen werden sollten. Zumal solche Mitarbeiterwahlprogramme auch für die Personalabteilungen seit vielen Jahren ein relevantes Thema sind. Die Computerworld hat bereits 2018 einen Artikel zu diesem Thema veröffentlicht (https://www.computerworld.com/article/1718644/apple-has-become-an-hr-issue-for-enterprise-it.html).

Erfolgsfaktoren für eine reibungslose Integration

Wir haben gesehen: Die erfolgreiche Integration von Apple-Geräten in bestehende IT-Infrastrukturen erfordert eine sorgfältige Planung. Dabei hilft eine fundierte Beratung, die das Unternehmen bei einer ganzheitlichen Analyse unterstützt.

Der ganzheitliche Blick, also nicht nur auf rein technische, sondern auch auf organisationale und soziale Fragestellungen und deren Verknüpfungen und Wechselwirkungen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Heterogenisierung der eigenen IT-Landschaft.

Dazu gehören eine sorgfältige Analyse des Soll- und Ist-Zustandes, eine fundierte Bedarfsanalyse, die Ermittlung der Apple Readiness und eine sinnvolle Aufteilung des Projektes in einzelne Phasen und Schritte.

Mit kompetenter Begleitung und guter Planung bedeuten Apple-Geräte keinen zusätzlichen Stress im Unternehmen, sondern machen die zunehmend heterogener werdende IT robust und flexibel für die Anforderungen von morgen.