Ausschreibung von Weitverkehrsnetzen

1. Einleitung

Die Vernetzung von Standorten mittels eines Weitverkehrsnetzes (Wide Area Network, nachfolgend WAN) untereinander ist ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikationsinfrastruktur eines Unternehmens, einer Institution oder einer Behörde, der in der Regel infolge eines Ausschreibungsverfahrens in Form eines Managed Service extern „eingekauft“ und durch einen externen Provider bereitgestellt wird.

Durch die externe Bereitstellung und Lieferung eines solchen Services muss man sich fast zwangsläufig auf die Leistungsfähigkeit des Providers – sowohl im Hinblick auf Leistungserbringung als auch auf Technik – verlassen können.

Um sich hierüber einen Eindruck im Vorfeld einer Beauftragung verschaffen und diese Leistungsfähigkeit bewerten zu können, kommt der Sorgfalt zur Vorbereitung und Durchführung einer Ausschreibung eines solchen WANs eine besondere Bedeutung zu.
Im Oktober 2020 wurde das Thema „Ausschreibung von IT-Dienstleistungen“ im Rahmen eines Artikels aufgegriffen und behandelt. Im weitesten Sinne geht es hier ebenfalls um dieses Thema. Insofern können die in jenem Artikel betrachteten Aspekte grundsätzlich auch auf die Ausschreibung eines Weitverkehrsnetzes übertragen werden. Dennoch gibt es hinsichtlich der WAN-Ausschreibungen einige Aspekte, die themenspezifisch sind und nachfolgend näher betrachtet werden sollen.

Daher kann der vorliegende Beitrag als Ergänzung zu dem zuvor erwähnten Artikel gewertet werden.

2. Vorgehensweise bei einer WAN-Ausschreibung

Soviel vorab: Die Durchführung einer WAN-Ausschreibung ist von der Planung bis hin zur letztendlichen Beauftragung eines Providers und Inbetriebnahme des (neuen) WANs ein Prozess, der für alle Beteiligte – sowohl Kunden als auch Provider/Anbieter – sehr aufwändig ist und damit im Vergleich zu anderen Ausschreibungsgegenständen deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen kann.

Dies trifft insbesondere dann zu, wenn man als Kunde die Frage „Sind wir wirklich bereit, den WAN-Provider zu wechseln?“ nach selbstkritischer Prüfung mit einem klaren „JA“ beantwortet hat.

Die Antwort auf diese Frage hat einen nicht unerheblichen Einfluss auf die Anforderungen an den Detaillierungsgrad und die erforderliche Qualität der Ausschreibungsunterlagen, die zu erstellen sind. Außerdem will die Antwort auf diese Frage wohlüberlegt sein, denn die Migration bzw. Transition ist für den Kunden mit nicht zu unterschätzenden Aufwänden und damit mit Bindung von eigenen Ressourcen verbunden. Auch können erhebliche Risiken im Sinne von Betriebsunterbrechungen damit einhergehen.

Beantwortet man diese Frage mit „NEIN“, hat der Kunde die Wahl, den bestehenden Vertrag einfach zu verlängern, oder „einfach“ eine Benchmark-Ausschreibung herauszugeben, um einen günstigeren Preis vom Bestandsprovider zu erzielen.

Im Falle eines „JA“ geht es jedoch u.a. darum, andere Provider und Anbieter von der Wechselbereitschaft des Auftraggebers zu überzeugen. Dies kann nur durch entsprechende Kommunikation erreicht werden, die durch qualitativ hochwertig ausgearbeitete Ausschreibungsunterlagen unterstrichen wird.

Insofern handelt es sich hierbei um den allerersten Schritt bei der Vorbereitung einer WAN-Ausschreibung.

Im nächsten Schritt muss eine Projektplanung erfolgen. Dazu gehört neben der Benennung eines Projektleiters u.a. die Erarbeitung eines Zeitplanes. Dieser sollte durchaus großzügig ausfallen, da, wie bereits erwähnt, ein solches Projekt für alle Beteiligten – Kunde und Anbieter – viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Eine derartig großzügige Zeitplanung ist auch durchaus im Interesse des Kunden, denn nur so haben die Anbieter die erforderliche Zeit, ausreichende Vorrecherchen zu den Anschlussmöglichkeiten der jeweiligen Standorte durchzuführen und auf dieser Basis ein fundiertes Angebot zu unterbreiten.

Aus diesem Grund ist es ratsam, frühzeitig ein solches Ausschreibungsprojekt zu planen und zu initiieren.

Unterstellt man eine ernsthafte Wechselbereitschaft des Kunden, erfolgt im nächsten Schritt eine ausführliche Ist-Analyse der bestehenden WAN-Infrastruktur. Dies umfasst eine Auflistung sämtlicher Standorte, inkl. der bestehenden Anschlussbandbreiten, Anschlussvarianten (wie z.B. singuläre oder redundante Erschließung, ggf. mit knoten- und kantendisjunkter Trassenführung), genauen postalischen Adressen und Benennung von lokalen Ansprechpartnern einschließlich E-Mail-Adresse und Festnetzrufnummer.

Letzteres kann sich in der Praxis erfahrungsgemäß als schwieriger herausstellen als es zunächst klingt. Doch dies muss im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens ohnehin ermittelt werden, da die Provider bzw. Anbieter diese Informationen zur Standortrecherche benötigen.

Des Weiteren sollte die Frage gestellt werden: „Wo drückt der Schuh mit dem Bestandsprovider?“. Daraus können wichtige und notwendige Anforderungen für den nächsten Schritt abgeleitet werden, indem beispielsweise Anforderungen an die Leistungserbringung und/oder Technik konkretisiert werden, um eine Optimierung der bis dato erbrachten Leistung zu erzielen.

Und damit kommt man zur nächsten und wichtigsten Phase des Ausschreibungsprozesses – der Anforderungsanalyse. Hier sollten sämtliche Anforderungen, die sich aufgrund bekannter Umstände ergeben, gesammelt und zusammengefasst werden. Das beinhaltet sowohl technische Anforderungen als auch Anforderungen an den Provider hinsichtlich Leistungserbringung wie z.B.:

• Netzwerktechnische Anforderungen an das WAN durch zentral bereitgestellte Anwendungen
• Anforderungen an Bandbreiten und andere typische Netzgüteparameter wie Paketverlustraten, Delay, Jitter, etc.
• Kommunikationsbeziehungen der Standorte untereinander
• Priorisierung bestimmter Verkehrsklassen (QoS/CoS)
• Anbindung an Cloud-Dienste M365, MS Azure, AWS, etc.
• Lokale Internetzugänge und deren Absicherung (z.B. via Web-Proxies, o.ä.)
• Verschlüsselung des Datenverkehrs im WAN

Doch auch bereits bestehende Planungen von konkret zu erwartenden und bereits absehbaren Projekten, die künftig potenziellen Einfluss auf das WAN haben könnten, sollten hier berücksichtigt und ggf. mit benachbarten Fachabteilungen abgeklärt werden. Dabei ist auch mit Hinblick auf die angestrebte Vertragslaufzeit ein Stück Weitsicht gefragt.

Hier gibt es sicherlich eine gewisse Unschärfe, woraus sich aber wiederum die Anforderung an eine gewisse Flexibilität an das WAN-Design insgesamt ergibt.

Insbesondere nicht-öffentliche Auftraggeber können nun die Anforderungen mit den (Standard-)Leistungsportfolios unterschiedlicher Provider vergleichen und damit eine Liste mit den Anbietern erstellen, die im Rahmen der Ausschreibung zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden sollen. Typischerweise wird diese Entscheidung auf der Ebene des höheren oder gar Top-Managements getroffen. Insofern ist eine Entscheidungsvorlage zu erarbeiten, in der die Zusammensetzung der Anbieterliste herzuleiten und hinreichend zu begründen ist.

Der nächste logische Schritt ist die Erstellung der eigentlichen Ausschreibungsunterlagen, wobei dieser schon parallel zur Ausarbeitung der zuvor genannten Entscheidungsvorlage eingeleitet werden kann.

Auf die Art der Dokumente und deren jeweiligen Inhalte soll unten näher eingegangen werden.

Nach Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen liegt der Ball dann zunächst in der „Spielhälfte des Gegners“ – will heißen, dass man sich nunmehr in der eigentlichen Ausschreibungsphase befindet und die Anbieter damit beschäftigt sind, ihr Angebot auszuarbeiten.

Hierfür sollte man den Anbietern durchaus Zeit einräumen, da u.a. die Recherche zu den Anschlussmöglichkeiten je nach Standort aufwändig und zeitintensiv ist – insbesondere, wenn es sich um einen Off-Net-Standort handelt – der Provider also auf einen lokalen Vorlieferanten angewiesen ist, oder gar Tiefbaumaßnahmen für die Erschließung des jeweiligen Standortes planen und kalkulieren muss.

Während dieser Ausschreibungsphase tauchen erfahrungsgemäß immer wieder Detailfragen auf, die zu klären und durch den Kunden zu beantworten sind. Der Aufwand hierfür lässt sich von vornherein durch möglichst präzise formulierte Ausschreibungsunterlagen auf ein Minimum reduzieren.

Die nachfolgenden Schritte erfolgen nach dem bekannten Muster einer IT-Ausschreibung, wie es bereits im o.g. Artikel beschrieben wird. Das sind insbesondere:

• Auswahl einer „Short List“ auf Basis einer Erst- bzw. Zweitbewertung der eingegangenen Angebote
• Angebotspräsentation
• Vertragsverhandlungen
• Zuschlagserteilung

Die auf die Zuschlagserteilung folgenden Schritte sind ebenfalls nicht überraschend:

• Transition/Migration
• Abnahme
• Regelbetrieb

3. Spezifische (fachliche) Inhalte der Ausschreibungsunterlagen für eine WAN-Ausschreibung

Selbstverständlich sind die Inhalte der zuvor beschriebenen Schritte fachspezifisch auf das Thema WAN abgestimmt. Wie bereits oben erwähnt, unterscheiden sie sich im Kern jedoch nicht grundsätzlich von der üblichen Vorgehensweise bei einer IT-Ausschreibung. Nachfolgend soll auf die fachspezifischen Fragestellungen im Kontext einer WAN-Ausschreibung eingegangen werden.

3.1 IPv6
Es ist längst kein Geheimnis mehr, dass providerunabhängige IPv4-Adressen kaum mehr verfügbar sind. Von daher wurde IPv6 bis vor ein paar Jahren als das Allheilmittel gepriesen und propagiert. So haben sich viele Unternehmen, Behörden und Institutionen intensiv mit der Thematik und der Einführung auseinandergesetzt.

Aber die zwischenzeitliche Praxis hat gezeigt, dass die damals prophezeiten „dunklen“ Zeiten ohne IPv4 nicht wirklich eingetreten sind.

Dieser Umstand kann so interpretiert werden, dass die ursprünglich kritisch betrachteten Ansätze zur „Brückenbildung“ zwischen den beiden IP-Versionen wie z.B. Tunneltechniken (z.B. 4to6, 6to4, etc.) oder Verfahren zur Protokollumsetzung wie NAT64/NAT46 oder Proxy-Lösungen in der Praxis tatsächlich funktionieren.

Doch zurück zum eigentlichen Thema dieses Artikels: WAN-Ausschreibung.

Auch wenn IPv6 möglicherweise noch keine zentrale Rolle in der Netzinfrastruktur eines Kunden spielt, sollte dieses Thema fester Bestandteil einer WAN-Ausschreibung sein. Das ist insofern problemlos, da faktisch alle WAN-Carrier und -Provider diese Protokollversion unterstützen.

Kurzum: Es schadet nicht, die Unterstützung von IPv6 standardmäßig als Anforderung zu stellen.

3.2 Cloud-Connectivity
Die Einführung von Amazon AWS, Microsoft Azure, Google Cloud Platform etc. wurde von vielen Organisationen – unabhängig vom Cloud-Servicemodell (SaaS/PaaS/IaaS) – über einen langen Zeitraum mit Skepsis bewertet. Doch die Praxiserfahrung aus dem Projektgeschäft der letzten ca. 2 bis 3 Jahre zeigt, dass diese Skepsis zunehmend abgebaut wird und die Kunden sich intensiv mit diesem Thema auseinandersetzen und teilweise sogar bereit sind, geschäftskritische Prozesse und Anwendungen in die Cloud zu verlagern.

In diesem Zusammenhang stellt sich automatisch die Frage nach der technischen Anbindung einzelner Unternehmensstandorte an die Cloud. Praktisch alle Cloud-Service-Provider empfehlen hierzu, einen möglichst „kurzen Weg“ zur Cloud herzustellen und damit letztendlich über das Internet zu gehen.

Diese Empfehlung der Cloud-Service-Provider impliziert wiederum, an allen – oder zumindest an möglichst vielen – Standorten jeweils einen lokalen Internetzugang zu schaffen. Dieser muss jedoch entsprechend abgesichert werden, was durch geeignete Firewall- und/oder Proxy-Hardware auf Basis üblicher Architekturansätze oder alternativ auch über cloudbasierte Proxy-Services erfolgen kann.

Andererseits bieten WAN-Carrier auch direkte Verbindungen aus dem privaten WAN zu den jeweiligen Cloud Services an, die ebenfalls infrage kommen können.

Eine allgemeingültige Empfehlung zu einer derartigen Architektur kann an dieser Stelle nicht gegeben werden. Aus diesem Grund sollte diese Fragestellung z.B. im Rahmen der Anforderungsanalyse aufgegriffen und im Rahmen der Leistungsbeschreibung beantwortet werden. Hierbei sollte auch die angestrebte Vertragslaufzeit berücksichtigt werden, um mögliche künftige Anforderungen abdecken zu können.

3.3 SD-WAN
SD-WAN ist bereits seit einigen Jahren kein „Hype-Thema“ mehr, bei den Carriern und Providern in mehr oder weniger ausgeprägter Form produktiv im Einsatz und fester Bestandteil des Angebots-portfolios.

Die Mehrwerte, die SD-WAN für den Kunden verspricht, sind vielschichtig und bereits in nahezu unzähligen Beiträgen und Veröffentlichungen diskutiert und dargestellt worden. Daher soll in diesem Artikel nicht weiter darauf eingegangen werden.

In der Ausschreibungspraxis der vergangenen Jahre hat sich gezeigt, dass eine SD-WAN-basierte Lösung preislich um etwa 10 bis 20 Prozent kostenintensiver ist als eine „klassische“ WAN-Lösung. Anders fällt der Vergleich aus, wenn im Zuge der SD-WAN-Einführung der Kunde ein privates WAN durch ein Internet-VPN ablöst. In vielen Fällen sind Internetanschlüsse wesentlich günstiger als Anschlüsse an ein privates WAN, wie zum Beispiel ein MPLS-Netz.

Da es sich bei den Ausschreibungen jeweils um einen Full Managed WAN-Service handelt, ist aus kommerzieller Sicht der Mehrwert einer SD-WAN-Lösung für den Kunden im Vergleich mit einer „klassischen“ Lösung ins Verhältnis zu setzen.

Um das Ergebnis dieser Betrachtung, die hier in 3 konkreten Fällen vorgenommen wurde, vorwegzunehmen: Das Ergebnis war jeweils, dass der Carrier bzw. Provider mehr Nutzen daraus zieht als der Kunde. Damit wurde in keinem der genannten Fälle die Option SD-WAN genutzt.

Das Resultat dieser Betrachtungen fällt sicher zugunsten von SD-WAN aus, wenn der Kunde zumindest einen Großteil seiner WAN-Infrastruktur in Eigenregie betreibt (Stichwort: „Make or Buy“). Letztere Betriebsvariante ist jedoch nach der Projekterfahrung der ComConsult in Europa eher seltener der Fall.

Dennoch sollte im Rahmen einer WAN-Ausschreibung SD-WAN zumindest als Option abgefragt werden.

3.4 Beendigungsunterstützung
Nicht jeder bestehende WAN-Vertrag wird gegen Ende der Vertragslaufzeit verlängert.

Doch ein Wechsel des Providers bzw. Carriers geht mit der Migration bzw. Transition aus Sicht des Kunden mit einem gewissen Betriebsrisiko einher und erfordert deshalb die aktive Unterstützung dieses Übergangsprozesses durch den bisherigen Bestandsprovider, um den Service möglichst unterbrechungsfrei übergeben zu können.

Es ist jedoch damit zu rechnen, dass die Motivation des bisherigen Bestandsproviders, diesen Übergangsprozess zu unterstützen, nicht unbedingt sehr ausgeprägt sein dürfte.

Von daher sollte die Vereinbarung hinsichtlich der Pflichten des Auftragnehmers bei einer Beendigung des Vertrages – unabhängig aus welchem Grund – von vornherein in der Leistungsbeschreibung und damit letztendlich vertraglich klar geregelt sein. Insofern kann man eine derartige Klausel durchaus mit einer Art „Ehevertrag“ vergleichen, die in keiner WAN-Ausschreibung fehlen sollte.

4. Fazit/Zusammenfassung

Dieser Artikel beschreibt die Komplexität der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen im Rahmen einer WAN-Ausschreibung und geht auf WAN-spezifische Aspekte ein, die über den zuvor veröffentlichten Artikel dieser Reihe vom Oktober 2020 hinausgehen. Die dort vorgestellten Aspekte sind, wie bereits erwähnt, jedoch grundsätzlich und nahezu vollständig auf den hier vorgestellten Themenkomplex übertragbar.

Es bleibt festzuhalten, dass ein Weitverkehrsnetz zentraler Bestandteil der Kommunikationsinfrastruktur für Kunden mit dislozierten Standorten ist und deshalb das Rückgrat für den Zugriff dezentraler Standorte auf zentral bereitgestellte Anwendungen und Informationen darstellt.

Dieses Rückgrat zu wechseln, d.h. den WAN-Provider bzw. WAN-Carrier zu wechseln, ist für alle Beteiligten – Kunde und Auftragnehmer – in der Regel aus den beschriebenen Gründen mit erheblichen Aufwänden, aber auch operativen Risiken verbunden – dies trifft vor allem auf den Kunden zu.

In der Praxis hat es sich bewährt, für den gesamten Prozess – von der Vorbereitung der Ausschreibung über die Zuschlagserteilung bis hin zur finalen Inbetriebnahme – genügend Zeit einzuplanen und damit möglichst frühzeitig eine solche Ausschreibung in Form eines Projektes zu initiieren.