Ausgabe Mai 2022

IT-Vergabe ist ein interdisziplinäres Gebiet, das Bedarfsträger, IT-Experten sowie Einkaufs-und Rechtsabteilungen betrifft. Jede Organisation hat Compliance-Regeln für die Vergabe von Aufträgen. Bei der öffentlichen Verwaltung sind diese Regeln Gegenstand des Vergaberechts. Doch auch andere Organisationen folgen Vergaberegeln. In manchen von ihnen kommt zum Beispiel der Revisionssicherheit bei Auftragsvergabe eine zentrale Bedeutung zu. Dabei geht es um dieselben Prinzipien wie die des öffentlichen Vergaberechts: Transparenz, Wirtschaftlichkeit, Bekämpfung von Korruption usw. Allerdings geht das öffentliche Vergaberecht über diese Ziele hinaus und enthält Vorkehrungen für die sogenannte Mittelstandsfreundlichkeit und das Klagerecht.

Wir befassen uns im Folgenden mit einigen Aspekten der IT-Vergabe, die nicht nur die öffentliche Verwaltung, sondern auch die meisten anderen Organisationen betreffen.

Verschiedene Interessen

In Zusammenhang mit der Vergabe von IT-Aufträgen gibt es oft Interessenkonflikte innerhalb einer Organisation. Zu einem solchen häufigen Konflikt kommt es dann, wenn Bedarfsträger bzw. IT-Experten keinen echten, offenen Wettbewerb zwischen Anbietern verschiedener Lösungen wollen, während ein solcher offener Wettbewerb aufgrund der Compliance-Regeln geboten ist, denen die Organisation unterliegt.

Die Abneigung der Bedarfsträger bzw. IT-Experten gegen einen ergebnisoffenen Wettbewerb kann verschiedene Gründe haben, zum Beispiel:

• Jeder Technik- bzw. Anbieter-Wechsel verursacht Mehrarbeit.
• Es ist zu befürchten, dass die neue Lösung erst im Betrieb Probleme aufweisen wird, die bis zur Vergabe nicht bekannt waren oder an die man nicht gedacht hat.
• Es gibt die Sorge, dass es im Betrieb aufgrund fehlender Kenntnisse über die neue Lösung zu Problemen kommt.
• Der bisherige Lösungsanbieter wird bevorzugt, weil man in der Zusammenarbeit mit ihm bereits geübt ist.
• Es kann auch umgekehrt sein, dass man die bisherige Lösung aufgrund schlechter Erfahrungen unbedingt durch eine andere Lösung ersetzen will.

Dass ein ergebnisoffener Wettbewerb aufgrund von Compliance-Regeln häufig geboten ist, liegt auf der Hand:

• Die Auftraggeberin kann mit einem offenen Wettbewerb wirtschaftliche Vorteile erreichen.
• Ein offener Wettbewerb beugt Korruption vor.
• Transparente Vergabe anhand offengelegter Kriterien dient der Pflege von fairen Beziehungen zu Lieferanten, die für die Organisation wertvoll sind.

Wie wird mit dem Interessenkonflikt umgegangen?

Eine schlechte Praxis wird durch Geläufigkeit nicht besser

Leider sehr geläufig ist die schlechte Praxis, den oben genannten Konflikt zwischen der Abneigung gegen Wettbewerb und dem Gebot desselben scheinbar aus dem Weg zu gehen, indem man nur so tut, als gäbe es einen offenen Wettbewerb. Das nenne ich eine „Hidden Agenda“ im Vergabeverfahren.

Das eigentliche Ziel des Vergabeverfahrens, nämlich die Auswahl oder umgekehrt der Ausschluss einer bestimmten Lösung, wird dabei „versteckt“. Potentielle Bieter sollen im Glauben an einen ergebnisoffenen Wettbewerb gelassen werden. Darüber hinaus soll die Hidden Agenda manchmal sogar anderen Instanzen innerhalb der eigenen Organisation verborgen bleiben, etwa der Beschaffungsstelle, der Revision, der Rechtsabteilung oder gar den eigenen Vorgesetzten.

Egal wem das Versteckspiel gilt: Es ist eine schlechte Idee, die nicht etwa dadurch besser wird, dass man es immer schon so gemacht hat oder andere es genauso tun. Warum ich dagegen bin, werde ich nun erläutern.

Unfairer Umgang

Unfairer Umgang innerhalb einer Organisation ist schlecht für alle Betroffenen. Ich brauche hier nicht darauf einzugehen, welche Belastung es bedeutet, in einem Umfeld zu arbeiten, in dem Täuschung zum Repertoire der Arbeit zählt.

Doch auch in Beziehungen zu Lieferanten ist eine Hidden Agenda bei der Vergabe verwerflich. ComConsult kennt beide Seiten des Marktes: die Auftraggeber- und die Bietersicht. Einerseits beraten wir viele Organisationen bei der Vergabe von IT-Aufträgen. Andererseits bewerben wir uns in Ausschreibungen von Beratungs-, Planungs- und Schulungsleistungen um Aufträge. Wir sind solchen Vergabestellen dankbar, die uns die Entscheidung über die Teilnahme an einem Wettbewerb durch klare, unmissverständliche Kriterien erleichtern. Wenn Referenzen gefordert werden, die wir nicht vorweisen können, erübrigt sich die Mühe der Ausarbeitung eines Angebots. Gleiches gilt für Vergabekriterien, die zum Beispiel unmissverständlich die Präferenz für ein viel größeres Unternehmen als unseres signalisieren.

Problematisch wird es in Vergabeverfahren mit einer Hidden Agenda. Wenn die Eignungskriterien ziemlich genau zu unserem Profil passen und wir das potentielle Bieterfeld so einschätzen, dass unsere Chancen hoch sind, investieren wir Zeit in ein Angebot. Der Aufwand kann dabei signifikant sein. Wenn dann unser Angebot aus fadenscheinigen Gründen ausgeschlossen wird, während es sonst den Zuschlag erhalten müsste, sind wir selbstverständlich nicht begeistert. Deshalb können wir uns sehr gut in die ähnliche Lage der Bieter versetzen, wenn wir auf der anderen Seite agieren und die Auftraggeberin bei der Vergabe beraten. Wir empfehlen unseren Kunden einen fairen Umgang mit Bietern, unabhängig davon, wie der Markt momentan aussieht: Viele Aufträge und zu wenige Bieter oder umgekehrt.

Es gibt bessere Wege als eine Hidden Agenda

Was soll man Bedarfsträgern oder IT-Abteilungen sagen, welche die oben genannten Gründe gegen einen offenen Wettbewerb anführen?

Meine Empfehlung lautet: Es gibt bessere Wege als eine Hidden Agenda. Einige Ideen hierzu, soweit im Rahmen dieses Beitrages möglich:

• Die mit dem Technik-Wechsel einhergehende Mehrarbeit kann Bestandteil der ausgeschriebenen Leistungen sein. So kann jeder Bieter abschätzen, ob er die von ihm zu berücksichtigende Mehrleistung durch niedrigere Preise oder technische Vorteile des Gesamtangebots kompensieren kann.
• Bevor man sich für eine neue Lösung entscheidet, kann man sich anhand der Prüfung von Referenzen von der Eignung und Güte der Lösung ein Bild machen. Der Aufwand für Gespräche mit Ansprechpartnern bei anderen Organisationen ist in der Regel nicht so hoch wie man zunächst annimmt. Bei solchen Gesprächen kann man viel über technische Lösungen in Erfahrung bringen, die je nach Vergabeentscheidung in der eigenen Organisation zum Einsatz kommen kann. Das schließt gegebenenfalls auch Probleme ein, von denen solche Organisationen (und manchmal nur solche) berichten können.
• Gegen die Zusammenarbeit mit einem neuen Anbieter muss man weniger Bedenken haben, je weiter man die gemeinsam zu bearbeitenden Abläufe mit dem bisherigen Bieter standardisiert und dokumentiert hat. Die Dokumentation dieser Abläufe kann Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen sein. Nur so kann man künftigen Dissens über die Gestaltung der Zusammenarbeit mit dem neuen Lösungsanbieter vermeiden.
• Selbst wenn man mit dem bisherigen Anbieter keine sehr guten Erfahrungen gemacht hat, kann die offene Ausschreibung auch dem bisherigen Vertragspartner eine neue Chance geben. Wenn genau die Aspekte, die Anlass zur Kritik sind, in den Ausschreibungsunterlagen berücksichtigt werden, können diese Unterlagen verbindliche Vorkehrungen mit dem Ziel enthalten, die bestehende Zusammenarbeit grundlegend zu verbessern. In einem solchen Fall ist der Ausschluss des derzeitigen Partners nicht unbedingt nötig.

Fazit

Eine Hidden Agenda bei einer Ausschreibung schafft mehr Probleme als sie löst. Eine Ausschreibung sollte transparent und fair gestaltet werden, unabhängig davon, wie streng die eigenen Compliance-Regeln genau dies fordern und wie strikt dies kontrolliert wird. Transparent und fair muss nicht zwangsläufig „offen für jede Lösung“ bedeuten. Es kann zwingende Gründe dafür geben, weshalb man sich zum Beispiel für eine herstellerspezifische Lösung entscheidet. In diesem Fall sollten die Ausschreibungsunterlagen keinen Raum für Missverständnisse lassen.