Der souveräne Arbeitsplatz für Bund und Länder – Open Source auf dem Vormarsch?

Die Abhängigkeit der Verwaltung von Microsoft

In vielen Bereichen ist Microsoft als Software-Hersteller in der öffentlichen Verwaltung sehr präsent. Als Betriebssystem ist Microsoft Windows gesetzt, Aufgaben wie Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation werden mit Microsoft Office erledigt. Und die Kommunikation? Früher war Skype for Business weitverbreitet, mittlerweile drängt Microsoft die Kunden dazu, Teams zu benutzen. E-Mail funktioniert über Microsoft Exchange. All diese Tools sind gut für ihren Use Case geeignet und finden sich auch fast überall in der Privatwirtschaft. Außerdem haben sich die Nutzer daran gewöhnt.

Doch hat die Abhängigkeit von Microsoft  einige signifikante Nachteile. So sind die Lizenzkosten für manche Microsoft-Tools durchaus beachtlich. Allerdings ist das für die öffentliche Verwaltung nicht die größte Herausforderung. Die Erklärung hat nicht umsonst den „souveränen Arbeitsplatz“ zum Ziel: Bezieht man alle seine Dienste von einem Hersteller, liefert man sich diesem auf Gedeih und Verderb aus. Und da es sich bei Microsoft um ein US-amerikanisches Unternehmen handelt, kommt auch noch der CLOUD-Act hinzu! Hier möchte die Verwaltung mehr Kontrolle über die eingesetzte Software und den Standort haben, an denen die Daten gespeichert werden.

Im klaren Gegensatz zu einem proprietären und komplett zentralisierten Ansatz steht Open Source.

Was kann Open Source hier liefern?

Zunächst: Für alle oben genannten Use Cases gibt es auch Open-Source-Software:

• Als Betriebssystem kommen verschiedene Linux-Distributionen infrage.
• Microsoft Office kann in vielen Fällen durch LibreOffice ersetzt werden.
• Es gibt mehrere Open-Source-Lösungen für Kommunikation und Kollaboration, z. B. Jitsi.
• Es gibt viele E-Mail-Server.

Zudem gibt es bei Open Source noch den zusätzlichen Bonus, dass man theoretisch auch die Software an die eigenen Bedürfnisse anpassen kann. Allerdings ist eine Anpassung von Open-Source-Tools eher selten und beschränkt sich typischerweise auf kleinere Änderungen. Hier kann im öffentlichen Dienst auch ein externer Entwickler einspringen.

Ein weiterer Bonus ist, dass keine Lizenzkosten anfallen. Möchte man jedoch einen brauchbaren Support für die eingesetzte Software, ist Open-Source-Software nicht mehr kostenlos. Entweder man benötigt entsprechendes Personal oder muss sich den Support einkaufen.

Viel wichtiger ist: Man weiß ganz genau, was mit den eigenen Daten geschieht und wo sie gespeichert werden. Das kann zentral oder dezentral erfolgen, doch sind die Daten in jedem Fall unter der Kontrolle der jeweiligen Verwaltung. Hierin liegt auch der Hauptgrund für den Wunsch nach einem souveränen Arbeitsplatz.

Wo liegen die Herausforderungen?

Auf technischer Ebene mag Open Source theoretisch alle Use Cases abdecken können und im Bereich von Office oder Kommunikation mag dies auch noch möglich sein. Doch ist bei historisch gewachsenen Umgebungen oder bei der Integration von Tools untereinander der Einsatz von Microsoft-Produkten in den meisten Fällen vorgesehen. Manche Verwaltungswerkzeuge sind darauf ausgelegt, und eine Umstellung auf z.B. LibreOffice bedeutet einen erheblichen Aufwand. Im besten Fall kann der Entwickler des jeweiligen Verwaltungswerkzeugs Anpassungen vornehmen. Werden Werkzeuge von der Stange verwendet, ist diese Möglichkeit evtl. nicht gegeben.

Der Einsatz von Open-Source-Software wird auch da schwieriger, wo ein Austausch mit externen Partnern stattfinden soll oder muss. Man kann nicht jeden Partner dazu zwingen, die gewählten Open-Source-Werkzeuge ebenfalls zu benutzen. Und die Kompatibilität zwischen kommerziellen und freien Werkzeugen ist nicht immer optimal. Hier hat sich die Situation in der Vergangenheit glücklicherweise verbessert. Jedoch kann es bei besonderen Funktionen von Microsoft Office immer noch zu unerwünschtem Verhalten in Open-Source-Werkzeugen kommen.

Bei der Kommunikation ist die Situation etwas angenehmer: E-Mail funktioniert auch zwischen Exchange- und Open-Source-Servern. Und bei UCC-Lösungen sind sowieso viele verschiedene Lösungen im Einsatz. Egal auf welche Lösung sich eine Verwaltung hier festlegt, viele Partner werden andere Tools im Einsatz haben. Das ist bei ComConsult nicht anders: Wir dürfen immer wieder verschiedenste Tools einsetzen, um mit Kunden zu kommunizieren. Hier ist Open Source also nicht im Nachteil.

Ein weiterer Punkt ist die Akzeptanz der Benutzer. Dieser Aspekt ist in früheren Projekten zur Umstellung auf Open Source oft vernachlässigt worden. Man ging davon aus: Technisch geht das, also können und wollen die User das auch. Ein absolutes Negativbeispiel in diesem Zusammenhang: Die Umstellung der Verwaltung in München auf Linux, das sog. „LiMux“-Projekt. Hier wurde von oben entschieden, dass alles auf Linux umgestellt werden soll, ohne die Benutzer von Anfang an einzubeziehen. Das Ende vom Lied: Aufgrund der unglücklichen Benutzer wurde die Umstellung wieder rückgängig gemacht und viel Geld verbrannt.

Die Einstellung, alles nur auf technischer Ebene zu betrachten, ist glücklicherweise überholt. Heute sind sich Entscheider darüber im Klaren, dass die Benutzer, die nachher mit der Lösung arbeiten müssen, von Anfang an miteinbezogen werden müssen.

Fazit

Ob die Umstellung funktionieren wird, lässt sich nicht einfach beantworten. Theoretisch ist es sowohl technisch als auch betrieblich möglich. Doch ob alle Hürden genommen werden können und ein vollständiger Umstieg möglich ist, ist unklar. Es wäre für die digitale Souveränität und die Datenhoheit durchaus wünschenswert.

Man sollte nicht davon ausgehen, dass die Umstellung auf Open Source den Steuerzahler entlasten wird. Die Einsparungen bei den Lizenzkosten werden durch den notwendigen Know-how-Aufbau oder den Einkauf des notwendigen Supports wieder ausgeglichen.

Es bleibt also spannend, diese Entwicklung im Auge zu behalten!