Digitalisierung: Hype oder echte Veränderung
Was steckt hinter dem Hype Digitalisierung, was bedeuten diese Entwicklungen konkret für unsere Geschäftsprozesse? Sollen ernsthaft E-Mail und (Tisch-)Telefon abgelöst werden? Wohl eher nicht!
Im Fokus stehen tatsächlich zwei andere Entwicklungen:
- Die Digitalisierung praktisch aller Arbeitsfelder und
- ein verändertes Verständnis von Arbeit und Arbeitsumfeld, gemeinhin mit dem Begriff „New Work“ belegt.
Die ComConsult beschäftigt sich ja schon seit längerer Zeit mit den Themenfeldern
- Der Arbeitsplatz der Zukunft und
- Das Gebäude der Zukunft.
Digitalisierung und neue Formen der Zusammenarbeit spielen auch hier eine große Rolle.
Digitalisierung: Basis moderner IT
Digitalisierung beschreibt die zunehmende Durchdringung aller Arbeitsprozesse mit digitalen Techniken. Dass dies bekannte Arbeitsweisen verändert, liegt auf der Hand. Bislang analog erfasste Daten werden jetzt digital erfasst, bislang nicht vernetzte Arbeitsbereiche werden miteinander verbunden, die digitalen Daten können elektronisch ausgewertet und darauf aufsetzende Prozesse automatisiert werden.
Diese hiermit verbundenen Umwälzungen dürfen nicht unterschätzt werden. Gerade weil von der Digitalisierung Arbeitsbereiche und Mitarbeiter erfasst werden, die bislang nicht in eine IT-Struktur integriert waren und denen bislang wenige bis gar keine elektronischen Arbeitsgeräte oder digitale Technologien zur Verfügung standen, müssen viele grundlegende Probleme gelöst werden. Die Bandbreite reicht von der Schaffung neuer IT-Infrastrukturen über den Aufbau von IT-Fähigkeiten und Digitalisierungs-Know-How bei den Mitarbeitern bis hin zur Gestaltung neuer Geschäftsprozesse, um das neugeschaffene Automatisierungspotential tatsächlich auch nutzen zu können. Digitalisierung dringt tatsächlich so wohl tief in industrielle Fertigungsbereiche als auch in bislang „vergessene“ Büroprozesse wie Reisekostenerfassung und Genehmigungsverfahren vor und erreicht Sekretariate und Geschäftsführungsbüros genauso wie Reinigungskräfte, Pflegedienste, Busfahrer, Handwerker, Außendienstmitarbeiter, freie Mitarbeiter, Partner, Lieferanten und viele mehr.
Aber Digitalisierung ist keine Einbahnstraße in Richtung Ertragsoptimierung. Digitalisierung gelingt nur, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter an einem Strang ziehen, wenn sich Arbeitsprozesse auch für Mitarbeiter vereinfachen und wenn sich Arbeitsbedingungen verbessern.
New Work: Überall und zu jeder Zeit
Damit sind wir bei „New Work“: Der Begriff bezeichnet im Kern Arbeitsumgebungen, die ein flexibles Arbeiten unabhängig von Ort und Zeit ermöglichen. Offensichtlich müssen hierzu ein paar Rahmenbedingungen erfüllt sein:
- die Möglichkeit zu kommunizieren, überall, zu jeder Zeit, mit jedem und über frei wählbare, jeweils als optimal empfundene Medien,
- die Möglichkeit zur Zusammenarbeit, überall, zu jeder Zeit und mit jedem,
- die Möglichkeit jederzeit auf aktuelle Informationen und Dokumente zugreifen zu können,
- eine geeignete Infrastruktur und Werkzeuge, die dies ermöglichen, und
- die Fähigkeit und der Willen aller Beteiligten, diese Werkzeuge auch zu nutzen.
Daraus kann man erkennbar ableiten, dass Digitalisierung die Basis hierfür bildet – ohne digitalisierte Daten und Prozesse sind solche Arbeitsumgebungen nicht realisierbar.
Aber die Digitalisierung verändert eben auch das Arbeitserlebnis der einzelnen Mitarbeiter. Mit der Teilhabe an einer unternehmensweiten digitalen Kommunikation und an digitalen Prozessen verschwindet die Notwendigkeit von Hierarchien. Und dies geht einher mit einem veränderten Verständnis von Zusammenarbeit und der hierfür notwendigen Kommunikation: Kommunikation erfolgt nicht mehr entlang traditioneller Hierarchielinien, sondern in dynamischen Gruppen oder Teams mit gleichen Interessen oder Aufgaben. Social Networking“ ist ein bekanntes Schlagwort, das diese Arbeitsweise beschreibt.
Das setzt natürlich voraus, dass sich jeder Mitarbeiter – sei es Vorstand, Sachbearbeiter oder Hilfskraft – im Rahmen seiner Möglichkeiten und im Rahmen der ihm zugewiesenen Verantwortlichkeiten an der Kommunikation beteiligt. Verbindlichkeit aller Beteiligten für zugesagte Termine, sachgerechte Bearbeitung von Inhalten und Lieferung der vereinbarten Ergebnisse ist weiterhin gefordert und unabdingbar. Die Idee, durch neue Kommunikationsmittel Verantwortlichkeiten auf andere übertragen zu wollen, ist genauso falsch, wie zu glauben, dass eine Besprechung die Beteiligten von der Übernahme von Verantwortung hinsichtlich der zu liefernden Ergebnisse befreit. Hier sind unternehmensweite Regeln erforderlich.
Dann erst bewirkt Digitalisierung etwas, was man „Demokratisierung von IT- und Geschäftsprozessen“ nennen könnte: Jeder kann IT-Anwendungen und digitale Technologien nutzen, von ihnen profitieren und damit am Unternehmen teilnehmen.
Und genau diese Transformation der Arbeitsumgebungen verbunden mit einer auf Teamarbeit basierenden Kommunikations- und Kollaborationsstruktur ist es, was den eingangs erwähnten Kulturwandel der genannten Kommunikationstools bewirkt:
- transparente Kommunikation und Entscheidungsprozesse im Team,
- gleichberechtige Mitarbeit im Team,
- Kommunikationsfähigkeit in Schrift, Sprache und Video,
- Persistent–Chat-Bereiche,
- spontane Meetings jenseits klassischer Videokonferenz-Raumlösungen,
- Kollaborationsmöglichkeit auf Dokumentenebene,
- gleichberechtigter Zugang zu allen Dokumenten und Informationen im Team,
- dokumentierte Verbindlichkeit für Inhalt und Termine,
- Integration externer und mobiler Mitarbeiter
- und vieles mehr.
Die Vielzahl der genannten Funktionen setzt übrigens auf Cloud Computing auf. Beides, Digitalisierung und New Work sind daher in vielen Bereichen und Branchen ohne Cloud Computing kaum denkbar!
