Auch in vielen privatwirtschaftlich organisierten Unternehmen sind Richtlinien bei der Auftragsvergabe einzuhalten, unter anderem das Gebot der Durchführung von Ausschreibungen. Zwar können Bieter in der Privatwirtschaft anders als bei der öffentlichen Hand die Einhaltung der Vergaberichtlinien nicht einklagen, aber Einkaufsabteilungen und die interne Revision achten auf Einhaltung dieser Richtlinien. Es geht schließlich um das Interesse der Unternehmen an Bekämpfung von Korruption, Klüngeln und Begünstigungen zulasten der Auftraggeber.

Nun sind Ausschreibungen mit Arbeit verbunden. Außerdem sollen Ausschreibungen per definitionem ein offenes Ende haben. Deshalb werden Ausschreibungen von manchen Mitarbeitern der Auftraggeber als lästig empfunden. Das Vergabeverfahren muss sorgfältig vorbereitet werden, damit Transparenz, Chancengleichheit für die Bieter und Nachvollziehbarkeit der Vergabeentscheidung gegeben sind. Und am Ende kann ein Bieter gewinnen, mit dem man nicht gerechnet hat oder dessen Lösung man aus bestimmten Gründen nicht haben will. Der Grund für Präferenzen innerhalb der Organisation des Auftraggebers kann zum Beispiel die Beharrung auf Produkten sein, die man kennt und nutzt und deren Ablösung Mehrarbeit bedeuten würde. Aber so ist es nun mal im Leben: Die Interessen meines Arbeitgebers können andere sein als meine. Und bei der öffentlichen Hand muss man hinzufügen: Die Interessen der Allgemeinheit können andere sein als meine.

Versuchung einer Alibi-Ausschreibung

Da am Vergaberecht bzw. an Unternehmensrichtlinien nicht zu rütteln ist, kann man versucht sein, eine Ausschreibung nur dem Schein nach durchzuführen. Bei einer solchen Alibi-Ausschreibung soll das Ende nicht offen, sondern das sein, was bestimmte Beteiligte an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens von vornherein wünschen. Weil eine Alibi-Ausschreibung nicht zulässig ist, hat man eine sogenannte „Hidden Agenda“, nicht offengelegte Ziele. Diese fließen in die Vorbereitung der Vergabe und der Ausschreibungsunterlagen ein.

Das öffentliche Vergaberecht enthält Vorkehrungen gegen solche versteckte Ziele. Zum Beispiel müssen Ausschlusskriterien begründbar sein, im Zweifel auch gerichtsfest. Man muss sich das theoretisch und praktisch so vorstellen: Der Richter fragt einen nach der Begründung für eine bestimmte Anforderung. Die Antwort kann dabei nicht Arbeitserleichterung für bestimmte Personen sein. Man muss begründen, warum die Nichteinhaltung der Anforderung dem Sinn und Ziel des Vergabeverfahrens widerspricht oder die Tätigkeit des Auftraggebers verhindert. Arbeitserleichterung in der Organisation des Auftraggebers darf durchaus ein Kriterium bei der Vergabe sein. Dann muss man diese Arbeitserleichterung zusammen mit anderen Kriterien bewerten und zum Beispiel gegen den Mehrpreis einer Lösung abwägen.

Bewertungskriterien und deren Gewichtung sind vor Gericht und gegenüber der unternehmensinternen Revision wesentlich einfacher zu begründen als harte Anforderungen, deren Nichteinhaltung zum Ausschluss von Bietern und deren Lösungen führen kann. Will man sich keinen unangenehmen Fragen stellen, muss man jede harte Anforderung darauf prüfen, ob man sie nicht in ein Bewertungskriterium umwandeln kann, notfalls mit einer hohen Gewichtung.

Problematische Kombination von Anforderungen

Auch wenn man einzelne harte Anforderungen vielleicht zu begründen sind, muss man beachten, dass es auch auf die Kombination solcher Anforderungen ankommt. Ein Beispiel geht aus der Tabelle 1 hervor. Jede einzelne der Anforderungen 1 bis 3 mag irgendwie begründbar sein. Und es gibt keine einzelne Anforderung, die nur von einer Lösung erfüllt wird. Aber wenn man alle drei Anforderungen in Kombination stellt, lässt man nur die Lösung A zu. Mit einer solchen Kombination macht man sich der Voreingenommenheit für Lösung A verdächtig. Wird die Wirkung der Kombination sichtbar, dann schaut ein mit der unabhängigen Nachprüfung Betrauter genauer hin. Wird mit einer Kombination von Anforderungen der Wettbewerb durch die Hintertür ausgehebelt? Das ist problematischer als von vornherein mit offenen Karten zu spielen und offen zu begründen, warum eine bestimmte Lösung sein muss.

Tabelle 1: Beispiel für eine problematische Kombination von Anforderungen

Benachteiligung mittelständischer Bieter

Eine Besonderheit des öffentlichen Vergaberechts ist der Schutz für mittelständische Bieter. Deshalb gibt es das Gebot der Aufteilung eines Ausschreibungsgegenstands in Lose. Lose sollen unabhängig voneinander von unterschiedlichen Bietern gewonnen werden können. Sieht man keine Losaufteilung vor, kann der Ausschreibungsgegenstand so groß werden, dass ein mittelständischer Bieter aufgrund seiner begrenzten Ressourcen kein Angebot abgeben kann. Natürlich kann es gute Gründe für den Verzicht auf Losaufteilung geben. Scheibt man einen Rechner aus, kann man schwer unterschiedliche Bieter mit der Lieferung von Prozessor, Festplatte, Arbeitsspeicher etc. beauftragen, denn das Sammelsurium an Komponenten wird dann höchstwahrscheinlich gar nicht zu einem funktionierenden Rechner kombinierbar sein. Aber warum müssen externer Bildschirm und Rechner vom selben Bieter sein, wenn es standardisierte Videoschnittstellen gibt?

In manchen Ausschreibungen werden die Anforderungen an die Bieter selbst so hochgeschraubt, dass nur Großkonzerne anbieten können. Beispiel: Ein Rahmenvertrag für Beratung zu IT-Sicherheit wird ausgeschrieben. Dabei muss der Bieter mehrere Referenzprojekte aus den letzten drei Jahren vorweisen, in denen er Leistungen in Höhe von jeweils tausenden Personentagen erbracht hat. Wer so ausschreibt, schließt mittelständische Bieter aus. Ein solcher Ausschluss ist sachlich nicht zu begründen. Es gibt keinerlei Belege dafür, dass Großkonzerne besser in IT-Sicherheit beraten können als mittelständische Unternehmen.

Schäden durch nicht ernstgemeinte Ausschreibungen

Versteckte Ziele und nicht ernst gemeinte Ausschreibungen richten Schäden an. Sie verstoßen gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien. Sie untergraben das Vertrauen in partnerschaftliche Geschäftsbeziehungen. Daher ist die Frage seitens der Bieter, von denen man auch in Zukunft Angebote erwartet, berechtigt: Ist Ihre Ausschreibung ernst gemeint?