Projektinterview: Herausforderungen einer Projektleiterin

Leonie Herden begleitet seit über 10 Jahren Kunden von ComConsult bei der Konzeption und Umsetzung moderner Kommunikationslösungen. In diesem Interview berichtet sie davon, wie sie es als Projektleiterin schafft, alle Fäden im Projekt fest in der Hand zu halten und mit Weitblick und stetiger Kontrolle Projekte erfolgreich zum Abschluss zu führen.

Leonie, wie hat sich dein Tätigkeitsfeld bei ComConsult von den Anfangszeiten bis zur ersten eigenen Leitung eines Projektes entwickelt?

Als ich bei ComConsult eingestiegen bin, waren meine Kollegen an vorderster Front beim Kunden als Projektbegleiter tätig und ich habe im Hintergrund Dokumente gesichtet und bearbeitet. Die Kollegen haben die Gespräche mit den Kunden geführt und ich habe dabei oft Protokoll geführt und anschließend Excel-Tabellen bearbeitet und Konzepte erarbeitet. Je länger ich dabei war, umso mehr Verantwortung habe ich übernommen. Ich fing an, selber Workshops beim Kunden durchzuführen und hielt Vorträge in unseren offenen Seminaren. Vor drei Jahren brauchte ein Kollege Unterstützung in einem Projekt und bat mich, das Projekt zu leiten. So bin ich nach und nach in die Rolle der Projektleiterin hineingewachsen.

Was ist deine Hauptaufgabe als Projektleiterin?

Das Wichtigste bei der Leitung eines Projektes ist es, den Überblick über alle Tätigkeiten zu behalten, alle Listen und Pläne kontinuierlich zu kontrollieren und den Projektfortschritt sorgfältig zu dokumentieren. Ich erstelle am Anfang eines Projektes einen Plan, in dem sämtliche Aufgaben aufgeführt sind. Die einzelnen Schritte bringe ich in eine zeitliche Abfolge. Ich lege zum Beispiel für ein Migrationsprojekt fest, welche Arbeiten für die organisatorische und welche für die technische Vorbereitung nötig sind. Danach definiere ich, welche einzelnen Schritte für die Umsetzung und am Schluss für die Nachbereitung wichtig sind. Nachdem ich den Projektplan aufgestellt habe, stimme ich ihn mit dem Kunden und weiteren Dienstleistern ab. Oft sind es mehrere Dienstleister, die mit im Boot sitzen, und meine Aufgabe ist es, alle Mitwirkenden zu koordinieren.

Wie geht es weiter, wenn der Projektplan steht?

Es wird ein Jour fixe festgelegt, der je nach Umfang und Länge des Projektes wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich durchgeführt wird. In diesen regelmäßig stattfindenden Meetings besprechen alle Beteiligten den aktuellen Projektstatus, die nächsten Schritte und eventuelle aktuelle Probleme. Dazu hole ich als Projektleiterin vor dem Termin beim Kunden und den Dienstleistern den aktuellen Status der Bearbeitung ein und frage an, ob die Aufgaben, die festgelegt wurden, erledigt worden sind. Im Jour fixe berichte ich dann davon, wo wir im Projekt stehen. Wir diskutieren, welchen Bearbeitungsstand wir haben sollten und wo wir uns tatsächlich befinden. Wenn wir feststellen, dass zum Beispiel eine bestimmte Aufgabe bis Ende des Monats erledigt werden sollte, dies aber am Anfang des nächsten Monats noch nicht geschehen ist, gilt es zu analysieren, was der Grund ist. Ursachen können beispielsweise Krankheitsfälle oder Urlaubszeiten sein. Ich dokumentiere die aktuelle Situation und passe gegebenenfalls den Zeitplan an. Was den Zeitplan angeht, haben die Kunden unterschiedliche Wünsche. Der eine Kunde möchte eine Excel-Tabelle, in der der ursprüngliche Plan und daneben der Zeitplan mit der Ist-Situation aufgeführt sind, damit er minutiös nachvollziehen kann, wo Zeitverzüge entstanden sind. Bei anderen Kunden schreibe ich den anfänglichen Plan einfach fort, indem ich neben dem geplanten Fertigstellungstermin in einer weiteren Spalte das durch Verzögerungen verursachte geänderte Zieldatum eintrage. Hier kann man schön sehen, wie sich der Zeitplan immer mehr nach hinten verschiebt.

Wann führst du Sitzungen mit Lenkungsausschüssen durch?

Besonders bei größeren Strategie- und Migrationsprojekten führe ich Meetings beim Kunden mit dem Lenkungsausschuss durch. Dieser Ausschuss besteht aus Entscheidungsträgern wie zum Beispiel Abteilungsleitern oder Mitgliedern des Vorstands. Wenn wir in einem Projekt verschiedene Optionen haben, entscheidet der Lenkungsausschuss, welchen Weg wir einschlagen. Ich bereite für diese Meetings den aktuellen Status des Projektes auf Managementebene auf. Dabei stelle ich dar, welche verschiedenen Optionen es gibt und welche Auswirkungen die einzelnen Möglichkeiten haben. Dazu zeige ich in der Regel für jede Alternative die Vorteile, Nachteile und Auswirkungen – wie zum Beispiel höhere Kosten – auf. Ziel ist es, in der Sitzung mit dem Lenkungsausschuss eine Entscheidung herbeizuführen, in welche Richtung man geht. Es werden nicht immer sofort Beschlüsse getroffen, und es bedarf einer weiteren Sitzung nach ein paar Wochen. Deshalb ist es wichtig, dass ich anstehende Entscheidungen im Auge behalte und frühzeitig in einen Lenkungsausschuss bringe.

Wie koordinierst du die Termine mit den Projektbeteiligten?

Es kommt darauf an, wie die Kunden organisiert sind. Bei einem unserer Kunden habe ich ein Nutzerkonto und habe Zugriff auf die Kalenderinformationen der Mitarbeiter. Wenn ich dort keine freien Kapazitäten vorfinde, kontaktiere ich die Mitarbeiter entweder per E-Mail oder ich rufe sie an. Bei manchen Kunden kann ich mich zur Terminkoordination auch an ein Sekretariat wenden. Wenn zusätzlich Mitarbeiter von ComConsult in ein Projekt involviert sind, kann es schon mal kompliziert werden, einen gemeinsamen Termin für alle zu finden.

Für eine große Einrichtung im Gesundheitswesen warst du in mehreren Projekten als Projektleiterin die Ansprechpartnerin. Bei einem dieser Projekte sollte die vorhandene Pager-Anlage mit allen Endgeräten abgelöst werden. Welche Anwendungsfälle waren zu berücksichtigen und was waren weitere Anforderungen an die neue Lösung?

Der Kunde setzte Pager, also kleine tragbare Funkempfänger zur schnellen Alarmierung von Personen ein. Die Hauptfunktion war, die Erreichbarkeit von Mitarbeitern auf dem gesamten Firmengelände, egal ob in der Tiefgarage, auf Außenflächen oder im Treppenhaus, sicherzustellen. Das bestehende veraltete Paging-System beim Kunden wurde vom Hersteller abgekündigt, weshalb vom Hersteller der Bestandsanlage ein Konzept für eine Alternative erstellt worden ist. Zunächst zogen wir (das Projektteam beim Kunden und ich) in Betracht, auf eine moderne Paging-Anlage des gleichen Herstellers zu wechseln und führten mit einem Produkt Tests durch. Da diese Lösung hohe Kosten verursacht hätte und die Tests keinen signifikanten Mehrwert ergeben haben, entschied sich der Kunde, die bestehenden Funkgeräte durch Smartphones zu ersetzen. Über eine Ausschreibung wurden 1.500 Mobiltelefone beschafft und zum jetzigen Zeitpunkt des Projekts haben wir bereits 1.000 Geräte an die Mitarbeiter ausgegeben. Wir haben uns viele Gedanken darüber gemacht, wie die Smartphones in die bestehende Infrastruktur integriert werden können. Um aktuelle Sicherheitsanforderungen einzuhalten, haben wir mit dem Informationssicherheitsbeauftragten und dem Datenschutzbeauftragten des Kunden genau festgelegt, welche Apps ein Mitarbeiter nutzen darf. Wir haben einen sicheren Messenger, ein Kalender- und ein E-Mail-Programm auf den Smartphones installiert und außerdem ein Kontaktverzeichnis eingerichtet, damit die Mitarbeiter schnell ihre Ansprechpartner erreichen können.

Das klingt nach einer sehr umfangreichen Aufgabe.

Wie gesagt haben wir schon zwei Drittel der Mobiltelefone ausgegeben. Das hat ungefähr ein halbes Jahr gedauert. Die Ausgabekurve wird jetzt flacher, weil wir mit den „einfachen Fällen“ angefangen haben und teilweise die Mitarbeiter in Gruppen zusammenfassen und gemeinsam schulen konnten. Jetzt beschäftigen wir uns mit den Mitarbeitern, die in wichtige Alarmgruppen eingebunden sind und bei denen hohe Anforderungen an ihre Erreichbarkeit bestehen. Hier rechnen wir mit einem weiteren halben Jahr, bis alle Geräte ausgegeben sind.

Was waren bei der Leitung dieses Projektes deine größten Herausforderungen?

Das Projekt lief etwas schleppend an, weil wir die erste Idee für eine neue Lösung gemeinsam mit einem Dienstleister aufgebaut haben. Es gab sowohl auf Kunden- als auch auf Dienstleisterseite krankheitsbedingte Ausfälle bei meinen Ansprechpartnern, weshalb sich notwendige Abstimmungen verzögerten. Grundsätzlich zählen zeitliche Kapazitätsengpässe bei wichtigen Ansprechpartnern des Kunden zu meinen größten Herausforderungen. Als Projektleiterin schalte ich dann den Abteilungsleiter ein und informiere ihn darüber, dass es einen Projektverzug gibt. Wird das Projekt daraufhin höher priorisiert, erhöhen sich meine personellen Ressourcen. Wird entschieden, dass die Wichtigkeit des Projektes nicht höher eingestuft wird, verlängert sich die Projektlaufzeit und ich passe den Zeitplan entsprechend an.

In einem weiteren noch laufenden Projekt des Kunden geht es um die Konsolidierung der Wiki-Software Confluence. Wie war die Ausgangssituation und was ist das Ziel?

Das Kollaborationstool Confluence wird beim Kunden von drei unterschiedlichen Unternehmensbereichen genutzt. Für die Direktion und die technische Dokumentation ist eine On-Premises-Version im Einsatz, die Personalabteilung nutzt eine Version in der Cloud. Ziel ist es, diese drei Systeme auf das System der Direktion zusammenzuführen, um Betriebsaufwände zu minimieren. Da jedes System separat lizensiert werden muss, können durch die Konsolidierung auch Kosten gespart werden. Wir haben die beiden Systeme, die auf dem Server des Kunden liegen, bereits erfolgreich auf ein System zusammengeführt. Im nächsten Schritt werden wir die Daten aus dem cloudbasierten System in das bestehende System exportieren.

In diesem Projekt hast du viel mit den Stakeholdern kommuniziert.

Genau. Da auch andere Abteilungen innerhalb der Organisation den Bedarf haben, Confluence zu nutzen, sollen neue Nutzergruppen entstehen. Dazu habe ich die verschiedenen Unternehmensbereiche wie zum Beispiel die Marketingabteilung, den Bereich Unternehmenskommunikation und den Bereich Projektmanagement kontaktiert und mit den Verantwortlichen festgehalten, welche Anwendungsfälle sie für das Kollaborationstool sehen. Wir werden nun sukzessive die Benutzer den neuen Gruppen zuweisen. In diesem Projekt war es meine Hauptaufgabe, die Meetings mit den Stakeholdern zu organisieren und durchzuführen und die Ergebnisse zu dokumentieren.

Kommen wir noch auf ein drittes Projekt des Kunden zu sprechen, bei dem ComConsult mit der Unterstützung bei der Netzsegmentierung beauftragt wurde. Warum warst du an diesem Projekt beteiligt?

Das Projekt wurde ursprünglich ausschließlich vom ComConsult Competence Center IT-Sicherheit durchgeführt. Es war der Wunsch des Kunden, dass ich die Koordination des Projektes übernehme, weil ich wie eben beschrieben auch andere Projekte dieser Einrichtung leite und der Kunde damit sehr zufrieden ist. Ich habe fachlich in diesem Projekt keine Aufgabe und bin ausschließlich für die Terminplanung zuständig. An diesem Projekt sind mehrere Kollegen von ComConsult beteiligt, sodass ich nicht nur den Zeitplan beim Kunden, sondern auch intern bei den Kollegen kontrollieren und kontinuierlich den Bearbeitungsstatus abfragen muss. Da dieses Projekt für mich fachfremd ist, verlasse ich mich inhaltlich ganz auf die Kollegen, was für mich eine Herausforderung ist. Wenn mir beispielsweise ein Kollege mitteilt, dass die Umsetzung einer Lösung nicht wie geplant möglich ist und er einen Plan B vorschlägt, hinterfrage ich diese Aussage nicht und gebe sie einfach an den Kunden weiter. Es ist einfacher, mit Fachwissen ein Projekt zu leiten, weil ich schneller erkennen kann, wenn wir zum Beispiel auf ein Problem zulaufen. Doch auch ohne Fachkenntnis mit entsprechender fachlicher Unterstützung ist es möglich, den reibungslosen Ablauf eines Projektes sicherzustellen.

Neben fachlichen Kompetenzen muss ein Projektleiter über methodisches Know-how verfügen. Zudem muss er ein Team führen können und ein hohes Maß an sozialer Kompetenz aufweisen. Wie hast du dir diese Befähigungen angeeignet?

Bevor ich Projektleiterin wurde, habe ich mit in den Projektmeetings gesessen. Mein Kollege, der die Projekte leitete, hat mir gezeigt, wie er alles organisiert und strukturiert. Ich habe mir alles genau angeschaut und für mich adaptiert. Meine Erfahrung im privaten Bereich kommt mir dabei sicher zugute: Ich unterstütze ehrenamtlich seit mehreren Jahren auf einer großen Veranstaltung im Bereich Film- und Videotechnik. Dort beaufsichtige und koordiniere ich ein kleines Team. Mir macht es Spaß, mit Menschen zu arbeiten, Zeitpläne aufzustellen und Abläufe zu organisieren.

ComConsult bietet sowohl im Bereich Projektmanagement als auch im Bereich Teamführung verschiedene Kurse an. Für dieses Jahr habe ich mir fest vorgenommen, an einem dieser Seminare teilzunehmen, um meine Kompetenzen weiter auszubauen.