Wenn die Pizza im Büro dampft

Doch wie soll nun mit diesen Errungenschaften umgegangen werden?

Eine längere Unterhaltung unter guten Freunden

Ich erinnere mich an eine Unterhaltung mit einem guten Freund, die wir vor einer Weile bei einem gemütlichen Kneipenaufenthalt geführt haben. Er ist Industriemeister in einem großen metallverarbeitenden Produktionsbetrieb aus der Energiebranche, ich bin seit nun mehr als 20 Jahren Außendienstmitarbeiter mit verschiedenen durchlaufenen Positionen in der IT-Branche. Gegensätzlicher können die Sichtweisen eigentlich kaum sein.

Zusammengefasst: Während für den einen mit produktionsbedingter Anwesenheitspflicht das Homeoffice mehr Luxus als Notwendigkeit darstellt, ist es für den anderen täglich gelebte Praxis und mehr nutzbringendes Werkzeug als Sonderausstattung. Die Annäherung auf eine gemeinsame Sichtweise à la „Homeoffice ist gut“ wird wohl noch einige Abende bei einem Kaltgetränk dauern. Ganz uneigennützig versteht sich.

Eine Einigung darauf, dass Homeoffice als Arbeitsplatz für viele Berufsgruppen bleiben und es künftig weitere Veränderungen der Arbeitswelt Richtung digitaler Gesellschaft geben wird, gab es allerdings schon.

Der Arbeitsplatz im Arbeitsraum

Warum also nicht die zwei Welten der Arbeitgeber mit der unternehmerischen Ergebnisverantwortung und die Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter über die Pfade der digitalen Gesellschaft zusammenbringen und so für eine Win-win-Situation für beide Seiten sorgen?

Zur Beantwortung dieser Frage sollte zunächst festgehalten werden, dass es sich hierbei um die Gestaltung einer modernen Arbeitswelt handelt, in der jeder Mitarbeiter lebt, arbeitet und einen Großteil des Tages verbringt, um die anfallenden Aufgaben zu erledigen. Nimmt man die Diskussion um das Homeoffice mit dazu, kann auch festgehalten werden, dass moderne Arbeitswelten mobiler, also ortsunabhängiger werden.

Zu dieser Arbeitswelt gehören einerseits der Arbeitsplatz und andererseits der Arbeitsraum. Definiert man den Arbeitsplatz mit dem direkten Umfeld um den Schreibtischstuhl herum, fällt hier die Ausstattung mit mobilen Endgeräten, digitalen Diensten zur Zusammenarbeit und der Anbindung an die unternehmenseigene IT hinein. Dabei kann sicherlich ein guter Stand attestiert werden, um moderne Arbeitswelten umzusetzen. Nicht zuletzt durch vergangene Krisenzeiten.

Definiert man weiter, dass der Arbeitsraum nicht nur das Büro an sich, sondern ein ortsunabhängiger Raum ist, der sowohl das organisationseigene Büro als auch jeden anderen Ort umfassen kann, in dem der dann virtuelle Schreibtischstuhl steht, ergeben sich aus diesem Gedanken heraus einige Ideen, wie sich moderne Arbeitswelten zur Zufriedenheit aller umsetzen lassen.

Zentraler Aspekt bei dieser ortsunabhängigen Gestaltung des Arbeitsraums ist die Interaktion mit der so verstandenen Organisation – also der Firma oder der öffentlichen Einrichtung. Dabei geht es darum, Angebote der Organisation zu nutzen, die den jeweiligen Mitarbeiter in der eigenverantwortlichen Erledigung der Aufgaben unterstützen.

Zwei Szenarien aus dem Arbeitsalltag

Hierzu zwei Szenarien aus der Praxis: Im Szenario 1 ist ein Meeting zur Abstimmung und gemeinsamen Bearbeitung von Arbeitspaketen notwendig, an dem eine Arbeitsgruppe teilnimmt, die aus Teilnehmern im Homeoffice, im Büro und Externen besteht. Hierfür wird ein Raum benötigt, der ideal gelegen ist und über die passende Ausstattung sowie Verpflegungsmöglichkeiten verfügt.

Jetzt mal Hand auf’s Herz: Geht es in Ihren Organisationen nun auch los, dass per Outlook Raumbelegungspläne durchstöbert werden, weil nicht ganz klar ist, welcher Raum am benötigten Termin zur Verfügung steht und ob die Ausstattung passt? Dabei haben wir das zumindest kleine Catering noch nicht berücksichtigt, denn das muss in vielen Fällen sowieso mit der Teamassistenz besprochen werden. Und am Tag der Tage ist der Raum dann doch spontan durch eine andere Arbeitsgruppe besetzt, weil irgendjemand vergessen hat, einen Hinweis auf die Belegung an der Besprechungsraumtür anzubringen.

Im Szenario 2 hat ein Mitarbeiter halbtags einen Außentermin, im Anschluss sind noch interne Dinge zu erledigen, wofür ein Arbeitsplatz benötigt wird. In solchen Momenten, besonders wenn flexible Arbeitsplatzkonzepte keine festen Arbeitsplätze vorsehen, stellt sich für Außendienstmitarbeiter die Frage, ob sie direkt ins Homeoffice zurückkehren oder ob ein Besuch im Büro angemessen wäre.

Interaktion mit der Organisation im Arbeitsalltag

Natürlich funktioniert die Interaktion bspw. zur Buchung eines Besprechungsraums oder eines Arbeitsplatzes am nächstgelegenen Standort der Organisation auch per Anruf an die Teamassistenz, die dann alle notwendigen Dinge von der Terminfindung über die Raum- bzw. Arbeitsplatz- und Parkplatzreservierung bis hin zur Bereitstellung von Verpflegung für die Mittagspause der Besprechung organisiert. So ging es in den letzten 20 Jahren, und so wird es vermutlich auch noch in den nächsten 20 Jahren funktionieren.

Die erste zentrale Frage ist jedoch, ob das zeitgemäß und für den jeweiligen Mitarbeiter hinreichend komfortabel im Sinne der digitalen Gesellschaft ist. Die zweite Frage lautet, ob die Teamassistenz nicht mit für die Organisation gewinnbringenderen Aufgaben betraut werden kann. Vor allem dann, wenn sich die zeitraubenden Alltäglichkeiten, wie in den Szenarien 1 und 2 dargestellt, Ende-zu-Ende automatisiert über moderne, digitale Raum- und Arbeitsplatzbuchungssysteme bewerkstelligen lassen. Die Ende-zu-Ende-Interaktion meint in diesem Zusammenhang, dass sowohl die Eingabe über Apps auf mobilen Endgeräten und die Ausgabe bspw. auf einer digitalen Raum- und Arbeitsplatzbeschilderung systemintegriert erfolgt. Das zeit-, aufwands- und nervenschonende Wunder zwischen der Ein- und Ausgabe passiert automatisiert, meistens über vernetzte Teilsysteme, die über Softwareschnittstellen – sogenannte APIs – miteinander verbunden sind. Mit der Nutzung eines Raum- und Arbeitsplatzbuchungssystems ist der erste Schritt in ein Smart Commercial Building mit all seinen Vorteilen erledigt, wenn die hierfür notwendige Technik – insbesondere die App-Plattformen – Schritt für Schritt um weitere Funktionen erweitert werden können.

Die Antwort aus unserem Projektgeschäft auf die erste Frage sieht meistens so aus: Sogenannte „Analogiker“ werden immer die Teamassistenz anrufen, um ihre Dinge organisieren zu lassen. Da macht man mit modernen, digitalen Systemen keinen Stich. Für die übrigen „Digitalos“ einer Organisation werden moderne, digitale Raum- und Arbeitsplatzbuchungssysteme als Erleichterung wahrgenommen, denn sie vereinfachen die Eigenorganisation und sorgen recht häufig dafür, dass sich Mitarbeiter auch öfter als nur zu den vereinbarten Anwesenheitszeiten sehen lassen. Das unterstützt zum einen den „Flurfunk“ unter Kollegen und zum anderen bindet es Mitarbeiter das vielleicht entscheidende Stück mehr an die eigene Organisation.

Die Antwort auf die zweite Frage wird in unserem Projektgeschäft recht häufig mit Erleichterung durch die Teamassistenz angegeben. Frei nach dem Motto: Eine Aufgabe weniger auf dem chronisch überfüllten Schreibtisch, die jetzt zeitgemäß automatisiert funktioniert.

Darüber hinaus erleichtern digitale Raum- und Arbeitsplatzbuchungssysteme den Verantwortlichen einer Organisation die unternehmerische Kontrollfunktion, wenn sowohl die Arbeitsplatzbuchung als auch die Besprechungsraumbuchung in einem zentralen System zusammengefasst werden und ein Nutzungsreporting zum Beispiel zur Flächenkapazitätsplanung ausgegeben werden kann.

Natürlich gibt es auf dem Weg zum fertigen System zu lösende Herausforderungen, die technischer, organisatorischer und in Teilen auch rechtlicher Natur sind. Jedoch kann man festhalten, dass wir diese Herausforderungen bisher alle in den Griff bekommen haben.

Die „Win-win-Situation“

Also alles in allem eine Win-win-Situation für alle Beteiligten, die Zeit und Nerven spart. Die abschließende Idee: Vielleicht kann dann die freiwerdende Zeit auch zu einem Teil dazu verwendet werden, im Büro gemeinsam eine leckere, frisch gebackene, noch dampfende Pizza zu essen, schöne Gespräche unter Kollegen zu führen und so eine weitere Motivation zu schaffen, sich mal öfter im Büro sehen zu lassen…